Общие сведения о путевых листах
Путевой лист — это первичный документ, который содержит информацию о работе водителя, технических характеристиках и пробеге транспортного средства, а также маршруте его следования. Помимо этого, путевой лист является основным документом для списания ГСМ и используется для обоснования признания расходов по ним в уменьшение налоговой базы организаций и ИП, работающих на ОСНО и УСН «доходы минус расходы».
Как списать расходы на ГСМ, узнайте в «КонсультантПлюс». Чтобы всё сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.
Вот почему выбор правильной формы путевого листа и ее дальнейшее корректное заполнение — важнейшая задача для любой организации и ИП, использующих в своей работе транспортные средства.
С сентября 2023 года произошли изменения в правилах выписки путевого листа. Теперь один путевой лист можно оформить на многодневный рейс или если у водителя несколько рейсов в течение одного дня. Также допускается оформление путевки на срок более месяца — п. 3 приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390 этот момент не ограничивает. Использовать транспортное средство без путевого листа категорически запрещается.
О том, какой срок хранения действует для путевого листа, читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)».
Форма путевого листа
Организации и ИП могут разрабатывать форму путевого листа самостоятельно. Для этого необходимо соблюсти требования ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также учесть обязательные требования к содержанию путевого листа, приведенные в приказе Минтранса РФ от 28.09.2022 № 390 . Этот приказ действует с марта 2023 года. До этого обязательные реквизиты путевого листа были утверждены в приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368. А с 01.09.2021 при заполнении путевых листов нужно также учитывать новые правила технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9.
Подробнее см. здесь.
Узнайте больше о применении нового приказа № 390, определяющего содержание путевого листа, из тематической публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к документу бесплатно.
Какие же реквизиты обязательно должны присутствовать в путевом листе? Давайте разбираться. В связи с тем, что путевой лист — это первичный документ, к нему предъявляются требования, установленные ст. 9 закона № 402-ФЗ. Так, он должен содержать:
- наименование документа;
- дату составления;
- наименование организации или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, составивших документ;
- содержание операции, на основании которой составляется документ;
- отражение операции в денежном или натуральном выражении;
- указание лиц, ответственных за проведение операции;
- подписи ответственных лиц.
Теперь посмотрим, какие требования устанавливает приказ № 390. Согласно ему путевой лист должен содержать сведения:
- о сроке действия листа;
- лице, которое оформило лист;
- об автомобиле (отметим, что их довольно много — они включают в том числе сведения о проведении предрейсового или предсменного технического контроля);
- о водителе (водителях), в том числе — сведения о проведении медосмотра перед сменой или рейсом (и после рейса). С 1 сентября 2023 г. необходимо указывать СНИЛС водителя, это следует из изменений в Устав автомобильного транспорта, внесенных приказом Минтранспорта от 5 мая 2023 г. № 159;
- виде перевозки, сообщения.
Как заполнить путевой лист, пошагово рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Соблюдая все вышеуказанные требования, владелец транспорта вправе разработать свою форму путевого листа, которая не вызовет нареканий у контролирующих органов.
Пример оформления такого бланка для ИП см. здесь.
Есть и другой способ применять собственную форму путевого листа. Для этого можно взять унифицированную форму, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, и добавить в нее необходимую информацию, не удаляя и не изменяя ее реквизитов.
ВНИМАНИЕ! С 1 марта 2023 года путевой лист можно оформлять в электронном виде.
Содержание приказа об утверждении путевого листа
Для того чтобы форма путевого листа вступила в действие, ее необходимо утвердить приказом руководителя. Приказ составляется на бланке организации или ИП, имеет характер внутреннего документа и обязателен для исполнения сотрудниками организации. Составляется он по форме, принятой для такого рода бумаг, и должен содержать следующие сведения:
- наименование составителя (организации или ИП);
- номер и дату составления;
- название документа;
- суть события, которому посвящено издание приказа;
- дату ввода в действие;
- круг лиц, которых касается обязанность исполнения приказа
- перечень лиц, ответственных за исполнение приказа;
- подпись руководителя;
- подписи ознакомленных с приказом лиц.
Образец приказа о путевых листах
Рассмотрим подробнее, как составить приказ об утверждении формы путевого листа.
Допустим, ООО «ИКС» разработало свою форму путевого листа, но не прописало ее в учетной политике. В этом случае необходимо издать приказ об утверждении новой формы.
Приказ оформляется на бланке организации, в нем проставляются все необходимые реквизиты:
- Номер приказа, дата составления. В нашем примере приказ имеет № 38 и дату составления 28.01.20ХХ.
- Название: «Об утверждении формы путевого листа».
- Суть события (содержание). Здесь дается ссылка на документ, обосновывающий создание приказа: «В соответствии с пп. 2 и 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, а также приказом Минтранса РФ от 28.09.2022 № 390», а также излагается основная причина издания приказа: «Утвердить форму путевого листа, приведенную в приложении 1 к настоящему приказу, в качестве первичного документа, используемого для учета и списания ГСМ. Довести настоящий приказ до сведения всех лиц, работающих с этим документом».
- Дата ввода в действие. Для нашего примера это 01.02.20ХХ.
- Список ответственных лиц. В нашем примере ответственность за исполнение данного приказа возложена на главного бухгалтера ООО «ИКС» Иванову Л. П.
- Список ознакомленных с приказом лиц. В нашем случае это главный бухгалтер ООО «ИКС» Иванова Л. П. и водитель ООО «ИКС» Петров И. Н.
- Подписи руководителя и ознакомленных с приказом лиц.
Скачать образец приказа об утверждении путевого листа можно на нашем сайте по ссылке ниже:
Скачать образец приказа об утверждении путевого листа
О том, каким может быть образец приказа о предоставлении права подписи счетов-фактур, читайте в статье «Образец приказа о предоставлении права подписи счетов-фактур».
Итоги
Законодательство допускает возможность выбора формы применяемого путевого листа. Такой выбор требует закрепления во внутреннем документе, принимаемом организацией или ИП. Форму путевого листа можно прописать в учетной политике или закрепить приказом. Приказ об утверждении путевого листа издается в произвольной форме, однако, как и любой приказ, должен содержать необходимые для этого документа сведения.
Вопросы оформления путевого листа с учетом последних изменений мы обсуждаем в нашей группе в «ВК». Присоединяйтесь!